Создание рабочего процесса электронной почты для библиотек файлов SharePoint

Question

Я не могу использовать функцию оповещений в SharePoint из-за того, как в нашей системе обновляются разрешения SharePoint. Я бы изменил это, если бы мог, но мне пришлось бы полностью переделать настройку SharePoint.

На мой вопрос, хотя.

Пользователь хочет, чтобы я сделал рабочий процесс для отправки уведомления по электронной почте, когда документ был загружен или изменен в SharePoint. Я искал что-то, что сделало бы это, но до сих пор мне не повезло. Буду признателен за любую помощь.

Я пытаюсь сделать этот рабочий процесс в SharePoint Designer 2010 для сайта SharePoint 2010.

UPDATE:

Я нашел библиотеки, которые не работают имеют вложенные папки или иметь Создание основных версий активированные в версионности настройки. Я не уверен, почему это нарушает оповещения по электронной почте, но любые советы будут оценены.

UPDATE 2:

Только библиотеки, имеющие проблемы в настоящее время являются библиотеками с Создать основные версии активированных в версионности настройки.

Я обнаружил, что библиотеки с подпапками работали, но исходные библиотеки, которые я тестировал, три, которые были сломаны 2, не содержали папок внутри, а другие делали так, что я думал, что это может быть проблемой. Я был некорректен, поэтому устранил этот вариант.

Answer 1

В Sharepoint Designer выберите библиотеку, в которую хотите добавить рабочий процесс.

1. Нажмите на «Список Worklfow» на ленте

2. Укажите имя для вашего рабочего процесса и дополнительного Описание

3. в технологическом процессе установки конструктора ваш рабочий процесс:

   а. Добавить действие "отправить письмо"

   б. Укажите параметры электронной почты, которые вы можете использовать Lookups для поиска значений, связанных с загруженным или измененным элементом. Например, в поле можно выбрать группу Sharepoint или даже пользователя, который создал текущий элемент

   c. В поле тела вы можете вставить такие значения, как имя документа, название и т. Д., Нажав на ссылку «Добавить или изменить поиск»

   d. Добавьте больше действий, которые необходимы

4. Нажмите на настройки рабочего процесса в ленте

5. снимите галочку Разрешить этот рабочий процесс должен быть запущен вручную и включить на созданные и изменяется.

6. Сохранить рабочий процесс, нажав на кнопку сохранения в ленте

7. Опубликовать рабочий процесс, нажав на кнопку публикации в ленте

Workflow должен теперь быть активирован для этой библиотеки.

Answer 2

По моему опыту, у меня не было проблем с рабочим процессом, который не работает правильно, попал ли документ во вложенную папку или включено ли управление версиями. Я проверил бы, чтобы убедиться, что при включении Versioning проверьте соответствие содержимого, проект безопасности элемента и требуемые параметры проверки, чтобы узнать, может ли это возникнуть. Кроме того, проверьте отчеты о работе рабочего процесса, так как это может привести к сбою. Вам также может потребоваться проверить и проверить, установлен ли рабочий процесс для определенного типа контента. Наконец, я попытался бы найти любую документацию относительно того, почему предыдущий человек, создавший рабочий процесс разрешений, определял влияние, которое он имел бы, если бы он был удален, поскольку он кажется более затруднительным, чем полезным.

Answer 3

Просто подумал, что поделюсь тем, что обнаружил.

У меня была та же проблема, что предупреждения не будут отправляться при отправке документа. Я закончил делать следующее и, похоже, работает до сих пор.

1. Когда документ загружен есть 1 обязательное поле (шахта отдел), это поле обязательно гарантирует, что рабочий процесс не запускался, пока это не будет завершено
2. У меня есть следующие условия, созданные в рамках моего Sp

Если Текущий элемент: Тип содержимого ID равен документ (я получил это от кого-то здесь я извиняюсь я забыл кто)

и

Текущий пункт: Отдел равно людских ресурсов (или что вы хотите, чтобы это было)

Email: Пользователи

Я заметил, что когда я загрузил документ рабочего процесса показал полное и, однако, вы не поставить параметры для запуска предупреждения, и он говорит: «Этот документ не нужно отправлять, потому что он не является документом« Кадры ».

Вы также можете выполнить эту работу, загрузив документ и отредактировав параметры. Если для параметра «Рабочий поток» будет установлено, что при обновлении документа это приведет к срабатыванию оповещений.