Sharepoint 2007 с нижними колонтитулами MS Office 2007

Question

Нам понадобилось решение для управления документами и надеялись, что SharePoint 2007 удовлетворит наши потребности. Мы чувствовали, что наши потребности относительно просты. Нам нужно было управлять версией, есть возможности поиска и с рабочим документом .

SharePoint обработал эти три аспекта отлично из коробки.

Однако мы также требуем, чтобы нижний колонтитул документов Office 2007 (Word, Excel и PowerPoint) отражал версию документа, последнего человека для изменения и дату последнего изменения. Это можно сделать с помощью автоматизации делопроизводства, но нам еще предстоит найти полное решение.

Мы сначала попытались сделать это на событиях регистрации и регистрации и продолжили этот путь на некоторое время, однако усложнение, с которым мы столкнулись, было после того, как мы внесли изменения в документ, который у нас не был не позволяя сохранить обновление номера версии. Это привело к чему-то похожему:

Документ зарегистрирован - версия документа должна быть v0.1, но это v0.2, потому что мы сохраняем документ после замены нижнего колонтитула. Если мы посмотрим в истории документа, мы имеем две отдельные версии v0.1, у нижнего колонтитула v0.2 нет нижнего колонтитула, но он говорит v0.1, так как это версия, когда документ был заменен.

Это неприемлемое решение для нас, так как мы хотим, чтобы процесс был полностью обработан на стороне пользователя, чтобы они имели полный контроль, чтобы вернуться к версии, где нижний колонтитул был бы неправильным и не содержал бы правильных данных. Когда мы попытались создать пользовательский рабочий процесс проверки/проверки, мы обнаружили, что та же проблема присутствовала. Нижний колонтитул необходим, чтобы печатные копии можно было отследить до их электронного аналога.

Другим решением, которое было предложено нам, было создание плагинов для офиса, которые будут обрабатывать замену нижнего колонтитула. Это не соответствует нашим потребностям, так как это требует клиентского развертывания наших плагинов, что нежелательно для наших клиентов. То, что мы ищем, - это чистое решение этой проблемы.

Answer 1

Это blog post, который, как представляется, является решением вашей проблемы.

В основном они создают пользовательское поле в библиотеке документов и используют приемники событий, чтобы сохранить текущую версию документа в этом поле. «Трюк» - это то, что на стороне клиента это настраиваемое поле отображается как свойство документа, значение которого вы можете легко вставлять в содержимое документа.

Я не уверен, почему изменение поля не увеличит версию документа, но я думаю, это потому, что вы меняете только метаданные, а не фактический документ.

Они используют небольшой скрипт VBA, который работает на стороне клиента, но он не требует развертывания на стороне клиента, поскольку он загружается вместе с документом. Однако я не уверен, что какие-либо изменения параметров безопасности на стороне клиента могут потребоваться для запуска сценария.

Answer 2

Должностная информация должна быть в нижнем колонтитуле? Большая часть информации доступна в приложении Office 2007. Если вы нажмете на круглую кнопку в верхнем левом углу и выберите «Сервер», вы можете просмотреть историю версий, многие другие свойства доступны, щелкнув круглую кнопку и откройте меню «Подготовить» и выбрав «Свойства».

Если эта информация должна отображаться в нижнем колонтитуле документа, я бы исследовал создание настраиваемой политики управления информацией. This может быть хорошим местом для начала.