Каков наилучший способ организовать электронную почту в MS Outlook?

10

В моем главном почтовом ящике у меня есть 3 суб folers: Do, Done, Defer и 3 макросов для перемещения выбранной папки в папку уместной. (alt-1 перемещает выбранную почту до конца, а затем выбирает следующую почту). Каждый день я быстро фильтрую свой почтовый ящик в три папки. Я могу обрабатывать несколько сотен писем через 20 минут или около того.

Сделайте, что я ожидаю сегодня. Сделано, что-то мне не волнует/прочитал и понял, я не собираюсь возвращаться к ним сегодня. Отложить, что-то я сделаю, но не сегодня.

В конце обработки я ожидаю, что мой почтовый ящик будет пустым.

В конце дня все почтовые отправления в разделе «Переместить в режим отсрочки» (я не хочу, чтобы вещи делались в Выполнено за одну ночь).

В начало дня все элементы в Defer отфильтрованы по правилам выше, я не хочу оставлять вещи в Defer более чем на день или 2. Если материал слишком долго висит, я добавлю его в свой дневник для обработки позже.

В конце дня вся почта в Done копируется в папку архива в зависимости от месяца/года. Готово - просто место для хранения вещей, которые нужно архивировать.

Я использую инструмент для индексации моего архива, я фактически использую X1, но рабочий стол Google - отличная альтернатива.

Отфильтровываю любые важные факты, на которые я хотел бы обратить внимание в примечаниях к перспективам.

Я отфильтровываю любые задачи, которые я хотел бы восстановить в omni focus (http://www.omnigroup.com/applications/omnifocus/) лучший GTD, который я нашел.

Я НЕ использую свой почтовый ящик как список todo или механизм для записи тонких фактов, которые я хочу вспомнить позже. Я знаю, что много людей, но ИМХО, это просто плохой способ быть.

(крест отправлен в ЖЖ).

EDIT.

О, за сообщение выше. Я также фильтрую любую почту, не отправленную мне напрямую, по списку рассылки, на который была отправлена почта. Я уделяю большое внимание каждому списку рассылки. Я выполняю описанный выше механизм для каждого списка рассылки, но некоторые из них я смотрю, и некоторые из них обрабатываются подробно.

Пересоздать

В комментариях меня попросили предоставить источник для макросов, которые я упоминал выше. Я НЕ ПРИНИМАЮ, что это рассматривается как пример хорошего VBA, я уверен, что он был получен из interweb и адаптирован для моих целей. Он работал надежно в течение многих лет.

Sub MoveToDone() 
    On Error Resume Next 

    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder 
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem 

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI") 
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox) 
    Set objFolder = objInbox.Folders("Done") 

    'Assume this is a mail folder 

    If objFolder Is Nothing Then 
     MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER" 
    End If 

    If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then 
     'Require that this procedure be called only when a message is selected 
     MsgBox "No msgs selected", vbOKOnly + vbExclamation, "NO_MSG_SELECTED" 
     Exit Sub 
    End If 

    For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection 
     If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then 
      If objItem.Class = olMail Then 
       objItem.Move objFolder 
      End If 
     End If 
    Next 


    Set objItem = Nothing 
    Set objFolder = Nothing 
    Set objInbox = Nothing 
    Set objNS = Nothing 

End Sub

Каков наилучший способ организовать электронную почту в MS Outlook?

ответ

Смежные вопросы